Personal data processing


Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

 

Prosimy osoby zainteresowane uczestnictwem w procesie rekrutacyjnym lub świadczeniem usług na rzecz Administratora danych w oparciu o umowy cywilnoprawne, o szczegółowe uprzednie zapoznanie się z informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych w związku z planowanym udziałem w procesie rekrutacyjnym lub planowanym przekazywaniem danych osobowych do Administratora danych w tym przekazaniem danych osobowych do Administratora danych poza procesem rekrutacyjnym.

Information on the processing of personal data

 

If you are interested in participating in the recruitment process or providing services to the Controller on the basis of civil law contracts, please read in advance the information on the processing of personal data in connection with the planned participation in the recruitment process or the planned transfer of personal data to the Controller, including transfer of personal data to the Controller outside the recruitment process.

 

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacyjnym w oparciu o Kodeks Pracy

 

Zgodnie z art. 13 RODO (https://uodo.gov.pl/pl/404/224)  informujemy, iż:

1.      Administratorem danych w stosunku do osób ubiegających się o zatrudnienie jest Qloc S.A., ul. Krakowiaków 36, 02-255 Warszawa, Polska, KRS: 341922,

2.      Dane kontaktowe do Administratora danych:

a)      e-mail: iod@q-loc.com

b)     lub pocztą tradycyjną na w/w adres.

3.      Informujemy, iż Inspektor Ochrony Danych nie został wyznaczony.

4.      Informujemy, iż w przypadku wybranych procesów rekrutacyjnych może zachodzić współadministrowanie danymi osobowymi (art. 26 RODO). W przypadku wystąpienia procesu współadministrowania, informacje o współadministrowaniu zostaną przekazane osobie, której dane dotyczą w odrębnym komunikacie.

5.      Informujemy, iż dane osobowe przetwarzane są lub mogą być w następujących celach:

a)      w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 22’1 (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Informujemy, iż podanie danych osobowych ma charakter ustawowy i wynika z art. 22’1 Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 (z póź, zm.), Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). Informujemy, iż niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym,

b)     w celu weryfikacji wskazanych przez uczestnika procesu rekrutacyjnego kwalifikacji zawodowych (jeżeli będzie miało to zastosowanie) – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 22’1 (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Informujemy, iż podanie danych osobowych ma charakter ustawowy i wynika z art. 22’1 Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 (z póź, zm.), Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). Informujemy, iż niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości przeprowadzenia weryfikacji kwalifikacji zawodowych i tym samym brakiem możliwości uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym. Informujemy, iż weryfikacja kwalifikacji zawodowych może być poprzedzona złożeniem przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy wszelkich przekazanych informacji – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych. Informujemy, iż za prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych uważa się zapewnienie poufności oraz tajemnicy w odniesieniu do przekazywanych informacji. Informujemy, iż niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości złożenia oświadczenia o zachowaniu poufności i tym samym brakiem możliwości przeprowadzenia weryfikacji kwalifikacji zawodowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

c)      w związku z przetwarzaniem danych osobowych w przyszłych, prowadzonych przez Administratora danych procesach rekrutacyjnych. W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych, prowadzonych przez Administratora danych rekrutacjach, prosimy o umieszczenie w dokumentach aplikacyjnych klauzuli o następującej treści:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla przyszłych, planowanych przez Administratora danych procesów rekrutacyjnych.”

 

6.      Informujemy, iż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie jej danych osobowych w planowanych przez Administratora danych procesach rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Informujemy, iż wyrażanie zgody ma charakter dobrowolny, a wyrażona zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, bez wpływy na inne postanowienia wynikające z udziału w procesie rekrutacyjnym. W przypadku wycofania wyrażonej zgody, dane osobowe nie będą brane pod uwagę w przyszłych, prowadzonych przez Administratora danych rekrutacjach. Informujemy, iż niewyrażanie zgody na udział w przyszłym procesie rekrutacyjnym będzie skutkowało brakiem możliwości uczestnictwa w przyszłym procesie rekrutacyjnym.

7.      Informujemy, iż zakres przetwarzanych danych osobowych w procesie rekrutacji wynika z art. 22’1 § 1 Kodeksu Pracy. Zgodnie z art. 22’1 § 1, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

a)      imię (imiona) i nazwisko,

b)     datę urodzenia,

c)      dane kontaktowe (wskazane przez osobę biorącą udział w rekrutacji),

d)     wykształcenie,

e)      kwalifikacje zawodowe,

f)       przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania danych osobowych w zakresie: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie lub inne dane osobowe w tym szczególnej kategorii dane osobowe – gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku lub gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa. Dodatkowy zakres danych osobowych, jaki może być przetwarzany przez Administratora danych (o ile będzie miało to zastosowanie), może wiązać się z przeprowadzeniem weryfikacji kwalifikacji zawodowych i może dotyczyć danych zwykłych w zakresie: identyfikator użytkownika (np. IP komputera) oraz wynik przeprowadzonej weryfikacji kwalifikacji zawodowych.

8.      Jeżeli nie zostało to wskazane w treści ogłoszenia rekrutacyjnego, prosimy osoby zainteresowane uczestnictwem w procesie rekrutacyjnym, o nieprzekazywanie szczególnej kategorii danych osobowych w treści dokumentów aplikacyjnych. Zgodnie z art. 9 RODO, za szczególnej kategorii dane osobowe (dane szczególnie chronione) uważa się: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej oraz informacje wskazane w art. 10 RODO, czyli informacje dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa.

9.      Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może z własnej inicjatywy przekazać do pracodawcy szerszy zakres danych, aniżeli wynika to z art. 22’1 § 1 Kodeksu Pracy, w tym:

a)      dane zwykłe np. wizerunek utrwalony na zdjęciu lub inne informacje,

b)     dane szczególnie chronione (szczególnej kategorii dane osobowe) wskazane w art. 9 lub art. 10 RODO (za szczególne kategorie danych osobowych/dane szczególnie chronione uważa się: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej oraz informacje dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa). Przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych przekazanych z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie oparte jest o art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – wyraźną zgodę. W przypadku przekazania do pracodawcy szczególnej kategorii danych osobowych prosimy o umieszczenie w treści w dokumentach aplikacyjnych klauzuli o następującej treści:

 

„W związku z udziałem w procesie rekrutacyjnym, wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnej kategorii moich danych osobowych zawartych i przekazanych przeze mnie w dokumentach aplikacyjnych.”

 

Informujemy, iż w przypadku przekazania szczególnej kategorii danych osobowych bez zawarcia w dokumentach powyższej klauzuli zgody na ich przetwarzanie, dane te zostaną poddane anonimizacja (zostaną usunięte). Informujemy, iż wyrażanie zgody ma charakter dobrowolny, a wyrażona zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, bez wpływy na inne postanowienia wynikające z procesu rekrutacyjnego,

c)      dane w postaci przekazanego przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie linku bądź linków do informacji o sobie (w tym linków do mediów społecznościowych lub dedykowanych stron www), przy czym przekazanie danych osobowych w większym zakresie uznaje się, jako dobrowolne wyrażenie zgody na ich przetwarzanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie.

10.   Informujemy, iż w przypadku, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie przekaże z własnej inicjatywy dane osobowe w większym zakresie niż zostało to określone w art. 22’1 Kodeksu pracy, zgoda na ich przetwarzanie może być wycofana w każdym czasie bez negatywnego wpływu na prowadzony obecny lub przyszły proces rekrutacyjny.

11.   Informujemy, iż dane osobowe są lub mogą być ujawniane odbiorcom danych osobowych:

a)      organom państwowym wyłącznie na mocy obowiązujących przepisów prawa – jeżeli będzie miało to zastosowanie,

b)     odbiorcom danym w oparciu o art. 28 RODO – powierzenie przetwarzania danych osobowych. Kategorie odbiorców, którym ujawnia się dane osobowe to: zewnętrzne podmioty świadczące usługi w zakresie rekrutacji w postaci dedykowanych aplikacji rekrutacyjnych lub rozwiązań teleinformatycznych, zewnętrzne firmy zajmujące się przeprowadzeniem procesu rekrutacyjnego na polecenie Administratora danych, inne podmioty świadczące usługi wspierające przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez Administratora danych,

c)      Administrator danych na żądanie osoby, której dane dotyczą udostępnia wykaz wszystkich podmiotów, którym ujawnia się dane osobowe w procesie rekrutacyjnym.

12.   Informujemy, iż dane osobowe są lub mogą być przekazywane do państwa trzeciego (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy). W przypadku przekazywania danych osobowych poza EOG, zastosowanie mają postanowienia Rozdziału V RODO:

a)      przekazanie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO),

b)     przekazywanie z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO)

Administrator danych na żądanie osoby, której dane dotyczą udostępnia wykaz podmiotów poza EOG, którym ujawnia się dane osobowe – jeżeli ma to zastosowanie.

13.   Informujemy, iż dane osobowe przetwarzane są lub mogą być:

a)      przez okres wyznaczony do przesyłania przez kandydatów dokumentów aplikacyjnych – zgodnie z datą wskazaną w treści ogłoszenia o pracę lub do momentu wycofania się z udziału w procesie rekrutacyjnym lub wycofania udzielonej zgody,

b)     w celu przeprowadzenia bieżącej rekrutacji po otrzymaniu zgłoszeń od kandydatów – przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od daty zakończenia okresu otrzymywania aplikacji lub do momentu wycofania się z udziału w procesie rekrutacyjnym lub wycofania udzielonej zgody,

c)      w celu przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem przyszłych rekrutacji – przez nie dłuższy niż 12 m-c od daty zakończenia procesu rekrutacyjnego lub do momentu wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach.

14.   Administrator danych informuje, iż w/w okres przetwarzania danych osobowych może ulec zmianie w zależności od okoliczności, które mogą wpłynąć na konieczność zmiany w/w okresu. W przypadku zmiany w/w okresu przetwarzania danych osobowych, Administrator danych poinformuje o takiej zmianie osoby uczestniczące w procesie rekrutacyjnym.

15.   Informujemy o prawie do żądania od Administratora danych realizacji następujących praw:

a)      prawo dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą,

b)     prawo do sprostowania danych osobowych,

c)      prawo do usunięcia danych osobowych,

d)     prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

e)      prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

f)       prawo od przenoszenia danych,

g)     prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych.

Informujemy, iż ze względu na poszczególne cele przetwarzania wymiennie powyżej, realizacja praw osób, których dane dotyczą może być w całości lub w części ograniczona np. ze względu na obowiązujące przepisy prawa, które obligują Administratora danych do ich przetwarzania.

16.   Informujemy o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Dane kontaktowe do organu nadzorczego: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub poprzez dane kontaktowe dostępne na stronie internetowej organu: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

17.   Informujemy, iż dane osobowe przetwarzane w związku z prowadzoną rekrutacją lub przyszłą rekrutacją nie podlegają profilowaniu, zautomatyzowanemu profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.

18.   Informujemy, iż Administrator danych nie planuje innego celu przetwarzania danych osobowych niż wskazany powyżej. W przypadku wystąpienia innych celów, Administrator danych poinformuje o tych celach w odrębnym komunikacie.

19.   Informujemy, iż w celu ochrony prywatności i danych osobowych, Administrator danych wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

20.   Informujemy, iż proces rekrutacyjny może opierać się o:

a)      dane osobowe pochodzące bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – przekazane w treści dokumentów aplikacyjnych,

b)     dane osobowe pochodzące niebezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (z innych źródeł). W przypadku pozyskania danych osobowych z innych źródeł niż bezpośrednio od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, Administrator danych, zgodnie z art. 14 ust. 3 RODO, informuje osobę, której dane dotyczą o przetwarzaniu jej danych osobowych w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca, a jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z osobą, której dane dotyczą – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji z osobą, której dane dotyczą. Informujemy, iż innym źródłem, z którego mogą pochodzić dane osobowe kandydata do pracy, mogą być zewnętrzne agencje rekrutacyjne, współpracujące z Administratorem danych, które ujawniły dane osobowe kandydatów do Administratora danych.

Information on the processing of personal data in the recruitment process based on the Labor Code

 

Pursuant to Art. 13 of the GDPR (https://uodo.gov.pl/pl/404/224), we would like to inform you that:

1.      The Data Controller in relation to persons applying for employment is Qloc S.A., 02-255 Warszawa, 36 Krakowiaków Street, KRS: 341922.

2.       Contact details to the Controller:

a)      e-mail: iod@q-loc.com

b)     or by traditional mail to the above-mentioned address.

3.      Please be advised that the Data Protection Officer has not been appointed.

4.      Please be advised that in the case of selected recruitment processes, there may be joint controllership of personal data (Article 26 of the GDPR). In the event of the joint controllership process, information on joint controllership will be provided to the data subject in a separate communication.

5.      Please be advised that personal data is or may be processed for the following purposes:

a)      in order to carry out the recruitment process – the legal basis for the processing of personal data is the Act of June 26, 1974, the Labor Code, art. 22’1 (Article 6 (1) (c) of the GDPR). Please be noted that providing personal data is statutory and results from art. 22’1 of the Labor Code (Journal of Laws 1974 No. 24 item 141 (as amended), the Act of June 26, 1974. Labor Code). Please be advised that failure to provide personal data will result in the inability to participate in the recruitment process,

b)     in order to verify the professional qualifications indicated by the participant in the recruitment process (if applicable) – the legal basis for the processing of personal data is the Act of June 26, 1974, the Labor Code, art. 22’1 (Article 6 (1) (c) of the GDPR). Please be advised that providing personal data is statutory and results from art. 22’1 of the Labor Code (Journal of Laws 1974 No. 24 item 141 (as amended), the Act of June 26, 1974, the Labor Code). Please be advised that failure to provide personal data will result in the inability to verify professional qualifications and thus the inability to participate in the recruitment process. Please be advised that the verification of professional qualifications may be preceded by the submission by the person applying for employment of a declaration of confidentiality of all information provided – the legal basis for the processing of personal data is art. 6 (1) f) GDPR – legitimate interest pursued by the Controller. Please be advised that the legitimate interest pursued by the Controller is to ensure confidentiality and secrecy in relation to the information provided. Please be advised that failure to provide personal data will result in the inability to submit a confidentiality statement and thus, the inability to verify the professional qualifications of the person applying for employment,

c)      in connection with the processing of personal data in future recruitment processes conducted by the Controller. If you agree to participate in future recruitments conducted by the Controller, please include the following clause in the application documents:

 

“I consent to the processing of my personal data contained in the application documents for future recruitment processes planned by the Controller.”

 

6.      Please be advised that the legal basis for the processing of personal data is the consent of the data subject for the processing of his personal data in the recruitment processes planned by the Controller (Article 6 (1) (a) of the GDPR). Please be informed that the consent is voluntary, and the consent may be withdrawn at any time, without affecting other provisions resulting from participation in the recruitment process. In the event of withdrawal of the consent, personal data will not be taken into account in future recruitments conducted by the Controller. Please be advised that refusing to consent to participation in the future recruitment process will result in the inability to participate in the future recruitment process.

7.      Please be noted that the scope of personal data processed in the recruitment process results from art. 22’1 § 1 of the Labor Code. Pursuant to Art. 22’1 § 1, the employer requires the applicant to provide personal data, including:

a)      first name (names) and surname,

b)     date of birth,

c)      contact details (indicated by the person taking part in the recruitment),

d)     education,

e)      professional qualifications,

f)       the course of previous employment.

The employer requests personal data in the scope of: name (s) and surname, date of birth, contact details indicated by such person, education or other personal data in this particular category of personal data – when it is necessary to perform a specific type of work or in a specific position or when it results from applicable law. The additional scope of personal data that may be processed by the Controller (if applicable), may involve the verification of professional qualifications and may relate to ordinary data in the scope of: user ID (e.g. computer IP) and the result of the conducted verification professional.

8.      If it has not been indicated in the content of the recruitment advertisement, we ask persons interested in participating in the recruitment process not to provide a specific category of personal data in the content of the application documents. Pursuant to Art. 9 GDPR, the following personal data (sensitive data) are: racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, data concerning health, sexuality or sexual orientation and information indicated in art. 10 GDPR, i.e. information on criminal convictions and offenses or related security measures.

9.      A person applying for employment may, on their own initiative, provide the employer with a wider range of data than it results from Art. 22’1 § 1 of the Labor Code, including:

a)      ordinary data, e.g. image captured in a photo or other information,

b)     sensitive data (of a special category of personal data) indicated in art. 9 or article. 10 GDPR (special categories of personal data / sensitive data are: racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, data concerning health, sexuality or sexual orientation and information concerning criminal convictions and offenses or related security measures). The processing of a specific category of personal data provided at the initiative of the job applicant is based on Art. 9 (2) a) GDPR – explicit consent. If a specific category of personal data is transferred to the employer, please include the following clause in the application documents:

 

“In connection with participation in the recruitment process, I consent to the processing of a specific category of my personal data contained and provided by me in the application documents.”

 

Please be advised that if you provide a specific category of personal data without the abovementioned consent clause for their processing, the data will be anonymized (deleted). Please be advised that the consent is voluntary, and the consent may be withdrawn at any time, without affecting other provisions resulting from the recruitment process,

c)      data provided by the applicant in the form of a link or links to information about themselves (including links to social media or dedicated websites) – in that case the provision of personal data to a greater extent is considered as a voluntary consent for their processing by the job applicant.

10.   We would like to inform you that in the case that a person applying for employment provides personal data on his / her own initiative to a greater extent than specified in art. 22’1 of the Labor Code, consent to their processing may be withdrawn at any time without negative effect for the current or future recruitment process.

11.   Please be advised that personal data is or may be disclosed to recipients of personal data:

a)      state authorities only under applicable law – if applicable,

b)     recipients of the data based on art. 28 GDPR – entrusting the processing of personal data. The categories of recipients to whom personal data are disclosed are: external entities providing recruitment services in the form of dedicated recruitment applications or ICT solutions, external companies dealing with the recruitment process at the request of the Controller, other entities providing services supporting the recruitment process conducted by the Controller,

c)      The Controller, at the request of the data subject, provides a list of all entities to whom personal data is disclosed in the recruitment process.

12.   Please be advised that personal data are or may be transferred to a third country (i.e. outside the European Economic Area). In the case of transfer of personal data outside the EEA, the provisions of Chapter V of the GDPR shall apply:

a)      transfer on the basis of an adequacy decision by the European Commission (Article 45 of the GDPR),

b)     transfer, subject to appropriate safeguards, of standard data protection clauses adopted by the European Commission (Article 46 (2) (c) of the GDPR)

At the request of the data subject, the Controller provides a list of entities outside the EEA to which personal data is disclosed – if applicable.

13.   Please be advised that personal data is or may be processed:

a)      for the period specified for the candidates to send application documents – in accordance with the date indicated in the job advertisement or until their withdrawal from participation in the recruitment process or their withdrawal of the consent,

b)     in order to conduct ongoing recruitment after receiving applications from candidates – for a period not longer than 6 months from the end of the application period or until the withdrawal from participation in the recruitment process or the withdraw of the consent,

c)      for the purpose of processing personal data in connection with future recruitment – for no longer than 12 months from the end of the recruitment process or until the consent granted for the processing of personal data in future recruitment is withdrawn.

14.   The Controller informs that the abovementioned period of personal data processing may change depending on the circumstances that may result in the need of change of the abovementioned period. In the event of a change in the abovementioned period of personal data processing, the Controller will inform the candidates participating in the recruitment process about such a change.

15.   We would like to inform you about the right to request the Controller to exercise the following rights:

a)      the right to access personal data relating to the data subject,

b)     the right to rectify personal data,

c)      the right to delete personal data,

d)     the right to limit the processing of personal data,

e)      the right to object to the processing,

f)       the right to transfer data,

g)     the right to receive a copy of your personal data.

Please be advised that due to the individual purposes of processing, listed above, the exercise of the rights of data subjects may be fully or partially limited, e.g. due to applicable law, which obliges the Controller to their processing.

16.   We would like to inform you about the right to lodge a complaint with the supervisory body, ie the President of the Personal Data Protection Office in Warsaw. Contact details of the supervisory body: Office for Personal Data Protection, 2 Stawki Street, 00-193 Warsaw or via the contact details available on the authority’s website: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

17.   Please be advised that personal data processed in connection with recruitment or future recruitment are not subject to profiling, automated profiling or automated decision making, including profiling.

18.   Please be advised that the Controller does not plan any other purpose for the processing of personal data than the one indicated above. In the event of other purposes, the Controller will inform about these purposes in a separate communication.

19.   Please be advised that in order to protect privacy and personal data, the Controller has implemented appropriate technical and organizational measures to ensure the security of personal data processing.

20.   Please be advised that the recruitment process may be based on:

a)      personal data coming directly from the data subject – provided in the content of the application documents,

b)     personal data coming indirectly from the data subject (from other sources). In the case of obtaining personal data from sources other than directly from the person applying for employment, the Controller, in accordance with art. 14 (3) GDPR, informs the data subject about the processing of his personal data within a reasonable time after obtaining the personal data – no later than within one month, and if the personal data are to be used for communication with the data subject – at the latest – at the first such communication with the person the data subject. Please be advised that another source from which the candidate’s personal data may come may be external recruitment agencies cooperating with the Controller, which disclosed the candidates’ personal data to the Controller.

 

 

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku ze świadczeniem na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne

 

Zgodnie z art. 13 RODO (https://uodo.gov.pl/pl/404/224)  informujemy, iż:

1.      Administratorem danych w stosunku do osób ubiegających się o zatrudnienie jest Qloc S.A., ul. Krakowiaków 36, 02-255 Warszawa, Polska, KRS: 341922,

2.      Dane kontaktowe do Administratora danych:

c)      e-mail: iod@q-loc.com

d)     lub pocztą tradycyjną na w/w adres.

3.      Informujemy, iż Inspektor Ochrony Danych nie został wyznaczony.

4.      Informujemy, iż w przypadku wybranych procesów ofertowania może zachodzić współadministrowanie danymi osobowymi (art. 26 RODO). W przypadku wystąpienia procesu współadministrowania, informacje o współadministrowaniu zostaną przekazane osobie, której dane dotyczą w odrębnym komunikacie.

5.      Informujemy, iż dane osobowe przetwarzane są lub mogą być w następujących celach:

a)      w związku z otrzymaniem przez Administratora danych informacji oferty dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą. Informujemy, iż przetwarzanie danych osobowych ma charakter dobrowolny oraz o prawie wycofania udzielonej zgody w każdym czasie. Informujemy, iż niepodanie danych osobowych lub wycofanie udzielonej zgody będzie skutkowało brakiem możliwości uczestnictwa w procesie ofertowania dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne,

b)     w celu weryfikacji wskazanych przez uczestnika w procesie ofertowania kwalifikacji zawodowych (jeżeli będzie miało to zastosowanie) w tym:

–       złożenie oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy wszelkich przekazanych informacji – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych. Za prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych uważa się zapewnienie poufności oraz tajemnicy w odniesieniu do przekazywanych informacji. Informujemy, iż podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, a niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości złożenia oświadczenia o zachowaniu poufności i tym samym brakiem możliwości uczestnictwa w procesie ofertowania dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne,

–       przeprowadzenia weryfikacji kwalifikacji zawodowych w związku ze złożeniem oferty dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych. Informujemy, iż za prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych uważa się weryfikację kwalifikacji zawodowych osoby uczestniczącej w procesie ofertowania. Informujemy, iż podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, a niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości przeprowadzenia weryfikacji kwalifikacji zawodowych i tym samym brakiem możliwości uczestnictwa w procesie ofertowania dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne,

c)      w związku z przygotowaniem, zawarciem oraz realizacją postanowień wynikających z zawartej pomiędzy stronami umowy o współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) – przetwarzanie jest niezbędne w celu zwarcia i realizacji postanowień umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji spoczywających na Administratorze danych obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Informujemy, iż podanie danych osobowych ma charakter umowny oraz ustawowy, a niepodanie danych osobowych będzie skutkowało brakiem możliwości przygotowania, zawarcia oraz realizacji postanowień zawartej pomiędzy stronami umowy.

6.      Informujemy, iż dane osobowe mogą być przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), tj. w celach związanych z:

a)      mogącymi powstać pomiędzy stronami roszczeniami z tytułu niezachowania poufności oraz tajemnicy w odniesieniu do przekazywanych informacji,

b)     w celach archiwalnych i statystycznych niezbędnych do zarządzania procesem ofertowania oraz realizacji umów w odniesieniu do świadczonych na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne.

7.      Informujemy, iż dane osobowe mogą być ujawniane:

a)      odbiorcom danych w oparciu o art. 28 RODO – powierzenie przetwarzania danych osobowych. Informujemy, iż kategoriami odbiorców mogą być podmioty świadczące usługi w zakresie IT, księgowo – podatkowym, prawnym oraz inne, wpierające procesy organizacyjne Administratora danych. Wykaz podmiotów przetwarzających, którym Administrator danych powierzył przetwarzanie danych osobowych dostępny jest na żądanie osoby, której dane dotyczą,

b)     odbiorcami danych osobowych są lub mogą być organy publiczne, państwowe, którym Administrator danych zobowiązany jest ujawnić dane osobowe w oparciu o obecnie obowiązujące przepisy prawa (np. Urząd Skarbowy, ZUS,). Wykaz podmiotów, którym ujawnia się dane osobowe dostępny jest na żądanie osoby, której dane dotyczą,

c)      odbiorcami danych osobowych są lub mogą być podmioty, którym ujawnia się dane osobowe w celu realizacji postanowień umowy, a które po ich ujawnieniu stają się odrębnymi Administratorami danych. Kategoriami takich podmiotów są Poczta Polska, kurierzy,  bank, kancelaria prawna. Wykaz podmiotów, którym ujawnia się dane osobowe dostępny jest na żądanie osoby, której dane dotyczą.

8.      Informujemy o prawie do żądania od Administratora danych realizacji następujących praw:

a)      prawo dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą,

b)     prawo do sprostowania danych osobowych,

c)      prawo do usunięcia danych osobowych,

d)     prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

e)      prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

f)       prawo od przenoszenia danych,

g)     prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych.

Informujemy, iż ze względu na poszczególne cele przetwarzania wymiennie powyżej, realizacja praw osób, których dane dotyczą może być w całości lub w części ograniczona np. ze względu na obowiązujące przepisy prawa, które obligują Administratora danych do ich przetwarzania.

9.      Informujemy o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) z siedzibą ul. Stawki 2 w Warszawie, https://uodo.gov.pl/pl , https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

10.   Informujemy, iż dane osobowe przetwarzane są lub mogą być przez okres:

a)      w związku z otrzymaniem przez Administratora danych informacji oferty dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne – przez czas trwania procesu ofertowania oraz przez okres 10 lat po zakończeniu okresu ofertowania,

b)     w celu weryfikacji wskazanych przez uczestnika w procesie ofertowania kwalifikacji zawodowych (jeżeli będzie miało to zastosowanie) w tym:

–       złożenie oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy wszelkich przekazanych informacji – przez czas nieokreślony,

–       przeprowadzenia weryfikacji kwalifikacji zawodowych w związku ze złożeniem oferty dot. świadczenia na rzecz Administratora danych usług w oparciu o umowy cywilnoprawne – przez okres świadczenia na rzecz Administratora danych usług,  przez okres minimum 10 lat od zakończenia świadczenia na rzecz Administratora danych usług, przez okres minimum 3 lat po zakończeniu procesu ofertowania pod podjęcia na rzecz Administratora danych świadczenia usług,

c)      w celu przygotowania, zawarcia i realizacji postanowień zawartej umowy – przez czas przygotowania, zawarcia oraz obowiązywania umowy, przez okres minimum 10 lat od zakończenia realizacji postanowień umowy,

d)     w celach mogących powstać pomiędzy stronami roszczeń (jeżeli będzie miało to zastosowanie) – przez okres 3 lat od zakończenia procesu ferowania lud od momentu zakończenia świadczenia na rzecz Administratora danych usług,

e)      w celach wewnętrznych (zarządczych, archiwalnych) – przez o okres 10 od zakończenia procesu ferowania lud od momentu zakończenia świadczenia na rzecz Administratora danych usług.

11.   Informujemy, iż dane osobowe są lub mogą być przekazywane do państwa trzeciego (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy). W przypadku przekazywania danych osobowych poza EOG, zastosowanie mają postanowienia Rozdziału V RODO:

a)      przekazanie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO),

b)     przekazywanie z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO).

Administrator danych na żądanie osoby, której dane dotyczą udostępnia wykaz podmiotów poza EOG, którym ujawnia się dane osobowe – jeżeli ma to zastosowanie.

12.   Informujemy, iż dane osobowe przetwarzane w związku z ofertowaniem nie podlegają profilowaniu, zautomatyzowanemu profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.

13.   Informujemy, iż Administrator danych nie planuje innego celu przetwarzania danych osobowych niż wskazany powyżej. W przypadku wystąpienia innych celów, Administrator danych poinformuje o tych celach w odrębnym komunikacie.

14.   Informujemy, iż w celu ochrony prywatności i danych osobowych, Administrator danych wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

15.   Informujemy, iż w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, dane osobowe mogą być pozyskiwane z ogólnodostępnych rejestrów (CEIDG) w celu weryfikacji osoby przed zawarciem umowy o współpracy.

16.   Informujemy, iż kategorią odnośnych danych osobowych są: osoby fizyczne będące stroną umowy w związku z przygotowaniem i zawarciem umowy o współpracy z osobami prowadzącymi jednoosobowe działalności gospodarcze.

Information on the processing of personal data in connection with the provision of services to the Controller based on civil law contracts

 

Pursuant to Art. 13 of the GDPR (https://uodo.gov.pl/pl/404/224), we would like to inform you that:

1.      The Data Controller in relation to persons applying for employment is Qloc S.A., 02-255 Warszawa, 36 Krakowiaków Street, KRS: 341922.

2.       Contact details to the Controller:

c)      e-mail: iod@q-loc.com

d)     or by traditional mail to the above-mentioned address.

3.      Please be advised that the Data Protection Officer has not been appointed.

4.      Please be advised that in the case of selected recruitment processes, there may be joint controllership of personal data (Article 26 of the GDPR). In the event of the joint controllership process, information on joint controllership will be provided to the data subject in a separate communication.

5.      Please be advised that personal data is or may be processed for the following purposes:

a)      in connection with the Controller receiving information about an offer regarding provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts – the legal basis for the processing of personal data is art. 6 (1) a) GDPR – consent of the data subject. Please be advised that the processing of personal data is voluntary and that you have the right to withdraw your consent at any time. Please be advised that failure to provide personal data or withdrawal of consent will result in the inability to participate in the bidding process regarding provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts,

b)     in order to verify the professional qualifications indicated by the participant in the bidding process (if applicable), including:

–       submitting a declaration of confidentiality of all provided information – the legal basis for the processing of personal data is art. 6 (1) f) GDPR – legitimate interest pursued by the Controller. The legitimate interest pursued by the Controller is considered to be confidentiality and secrecy in relation to the provided information. Please be advised that providing personal data is voluntary, and failure to provide personal data will result in the inability to submit a confidentiality declaration and thus the inability to participate in the bidding process regarding the provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts,

–       verification of professional qualifications in connection with the submission of an offer regarding the provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts, the legal basis for the processing of personal data is art. 6 (1)  f) GDPR – legitimate interest pursued by the Controller. Please be advised that the legitimate interest pursued by the Controller is the verification of the professional qualifications of the person participating in the bidding process. Please be advised that providing personal data is voluntary, and failure to provide personal data will result in the inability to verify professional qualifications and thus the inability to participate in the bidding process regarding the provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts,

c)      in connection with the preparation, conclusion and implementation of provisions resulting from the cooperation agreement concluded between the parties – the legal basis for the processing of personal data is art. 6 sec. 1 lit. b) – processing is necessary for the conclusion and implementation of the contract and art. 6 (1) c) GDPR – processing is necessary in order to fulfill the obligations imposed on the Controller under applicable law. Please be advised that providing personal data is of a contractual and statutory nature, and failure to provide personal data will result in the inability to prepare, conclude and implement the provisions of the contract concluded between the parties.

6.      Please be advised that personal data may be processed based on the legitimate interest pursued by the Controller (Article 6 (1) (f) of the GDPR), i.e. for purposes related to:

a)      claims that may arise between the parties for failure to maintain confidentiality and secrecy in relation to the provided information,

b)     for archival and statistical purposes necessary to manage the bidding process and perform contracts in relation to the services provided to the Controller on the basis of civil law contracts.

7.      Please be advised that personal data may be disclosed:

a)      recipients of data pursuant to art. 28 GDPR – entrusting the processing of personal data. Please be noted that the categories of recipients may be entities providing IT, accounting and tax, legal and other services, supporting the organizational processes of the Controller. The list of processing entities entrusted by the Controller with the processing of personal data is available at the request of the data subject,

b)     recipients of personal data are or may be public and state authorities to which the Controller is obliged to disclose personal data on the basis of currently applicable legal provisions (eg the Tax Office, Social Insurance Institution). The list of entities to which personal data is disclosed is available at the request of the data subject,

c)      recipients of personal data are or may be entities to which personal data is disclosed in order to implement the provisions of the contract, and which, after their disclosure, become separate Controllers. The categories of such entities are Poczta Polska (Polish Post), couriers, bank, law firm. The list of entities to which personal data is disclosed is available at the request of the data subject.

8.      We would like to inform you about the right to request the Controller to exercise the following rights:

a)      the right to access personal data relating to the data subject,

b)     the right to rectify personal data,

c)      the right to delete personal data,

d)     the right to limit the processing of personal data,

e)      the right to object to the processing,

f)       the right to transfer data,

g)     the right to receive a copy of your personal data.

Please be advised that due to the individual purposes of processing, listed above, the exercise of the rights of data subjects may be fully or partially limited, e.g. due to applicable law, which obliges the Controller to process them.

9.      We would like to inform you about the right to lodge a complaint with the supervisory body, i.e. the President of the Personal Data Protection Office (UODO) with its seat at 2 Stawki Street in Warsaw, https://uodo.gov.pl/pl, https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

10.   Please be advised that personal data are or may be processed for the period of:

a)      in connection with the Controller receiving the information about the offer regarding the provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts – for the duration of the bidding process and for a period of 10 years after the end of the bidding period,

b)     in order to verify the professional qualifications indicated by the participant in the bidding process (if applicable), including:

–       submitting a declaration of confidentiality of all provided information – for an indefinite period,

–       verification of professional qualifications in connection with the submission of an offer regarding the provision of services to the Controller on the basis of civil law contracts – for the period of providing the Controller with given services, for a minimum period of 10 years from the end of providing the Controller with the given services, for a minimum 3 years after the end of the bidding process for the provision of services to the Controller,

c)      in order to prepare, conclude and implement the provisions of the concluded contract – for the duration of the preparation, conclusion and validity of the contract, for a minimum period of 10 years from the completion of the contract,

d)     for purposes that claims may arise between the parties (if applicable) – for a period of 3 years from the end of the bidding process or from the end of the provision of the services to the Controller,

e)      for internal purposes (management, archival) – for a period of 10 from the end of the passing of the resolution or from the moment of completing the provision of services to the Controller.

11.   Please be advised that personal data are or may be transferred to a third country (i.e. outside the European Economic Area). In the case of transfer of personal data outside the EEA, the provisions of Chapter V of the GDPR shall apply:

a)      transfer on the basis of an adequacy decision by the European Commission (Article 45 of the GDPR),

b)     transfer, subject to appropriate safeguards, of standard data protection clauses adopted by the European Commission (Article 46 (2) (c) of the GDPR).

At the request of the data subject, the Controller provides a list of entities outside the EEA to which personal data is disclosed – if applicable.

12.   Please be informed that personal data processed in connection with the offer is not subject to profiling, automated profiling or automated decision making, including profiling.

13.   Please be advised that the Controller does not plan any other purpose of personal data processing than the one indicated above. In the event of other purposes, the Controller will inform about these purposes in a separate communication.

14.   Please be noted that in order to protect privacy and personal data, the Controller has implemented appropriate technical and organizational measures to ensure the security of personal data processing.

15.   Please be advised that in the case of sole proprietorship, personal data may be obtained from publicly available registers (CEIDG) in order to verify the person before concluding a cooperation agreement.

16.   Please be informed that the category of relevant personal data are: natural persons who are a party to the contract in connection with the preparation and conclusion of a cooperation agreement with persons conducting sole proprietorship.

 

Informacje dla osób przekazujących do Administratora danych dane osobowe poza prowadzonym procesem rekrutacyjnym lub procesem ofertowania

 

Informujemy, iż w przypadku przesłania do Administratora danych aplikacji lub ofert zawierającej dane osobowe w chwili, gdy Administrator danych nie prowadzi i nie planuje przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego ani ofertowego:

a)      otrzymane aplikacje lub oferty są niezwłocznie przez Administratora danych usuwane,

b)     w przypadku umieszczenia w dokumentach aplikacyjnych klauzuli o poniższej treści, dane osobowe przetwarzane będą przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od otrzymania dokumentów aplikacyjnych lub do momentu wycofania udzielonej zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. W takim przypadku prosimy o umieszczenie w treści dokumentów aplikacyjnych w procesie rekrutacyjnym w oparciu o Kodeks Pracy poniższej klauzuli:

 

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla przyszłych, planowanych przez Administratora danych procesów rekrutacyjnych.”

Information for persons providing personal data to the Controller outside the recruitment or bidding process

 

We would like to inform that in the case of sending to the Controller an application or offers containing personal data at the time when the Controller does not conduct and does not plan to conduct the recruitment or bidding process:

a)      received applications or offers are immediately deleted by the Controller,

b)     if the following clause is included in the application documents, personal data will be processed for a period not longer than 12 months from receipt of the application documents or until the consent is withdrawn or an objection to the processing of personal data is raised. In this case, please include the following clause in the content of the application documents in the recruitment process based on the Labor Code:

 

“I consent to the processing of my personal data contained in the application documents for future recruitment processes planned by the Controller.”